Modalité de tenue a distance des assemblées Générales et des Conseils d’Administration au sein des S.A et des S.A.R.L
L’interdiction des rassemblements et les mesures de confinement empêchent les réunions physiques des organes collégiaux de direction et plus particulièrement des assemblées générales des sociétés. Dans le même temps, et dans un contexte de grandes perturbations, il est essentiel de maintenir le fonctionnement normal des organes sociaux afin d’assurer la poursuite de l’activité ou de son adaptation aux défis nouveaux, particulièrement en cette période de clôture des comptes annuels et d’assemblées générales ordinaires voire extraordinaires.
Il est aujourd’hui essentiel de recourir aux différents moyens offerts par la loi permettant de réunir les organes collégiaux de direction. Selon, la forme sociale des sociétés, certaines solutions existent pour pallier l’impossibilité de réunion physique entre les membres composant les organes sociaux : procurations, consultations écrites, votes par correspondance ou tenue des réunions par visioconférence. Cependant, certains outils ne sont pas offerts par la loi à tous les types de sociétés de façon identique. Ils sont, en outre, souvent subordonnés à une autorisation statutaire et exclus pour certains types de décisions.
Une intervention étatique est ainsi fortement attendue afin de supprimer les difficultés pratiques rencontrées par les sociétés et assurer leur fonctionnement normal malgré les circonstances exceptionnelles auxquelles elles doivent faire face.
Dans l’attente de pareilles mesures, voici un tour d’horizon des différents outils prévus par la législation en vigueur pouvant être mobilisés pour assurer la tenue des réunions des assemblées générales et des conseils d’administration au sein des sociétés anonymes (« SA ») régies par les dispositions de la Loi n°17-95 et des sociétés à responsabilité limitée (« SARL ») régies par les dispositions de la Loi n°5-96.
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- SARL
Les associés sont convoqués aux assemblées générales quinze jours au moins avant leur réunion, par lettre recommandée avec accusé de réception qui indique l’ordre du jour.
- SA
Assemblées générales
En principe, les convocations aux assemblées sont faites par un avis inséré dans un journal d’annonces légales. Toutefois, si toutes les actions sont nominatives, cette publication peut être remplacée par des convocations adressées à chaque actionnaire dans les formes et conditions prescrites par les statuts .
Conseils d’administration
Les modes et délais de convocation des administrateurs sont fixés par les statuts. A défaut, la convocation peut être faite par tous moyens, à savoir par fax, courrier simple ou recommandé, courrier électronique, convocation verbale, etc.
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Dans le cadre du vote à distance, un associé ou un actionnaire peut ne pas assister physiquement à l’assemblée mais voter par le biais d’une consultation écrite dans les SARL et par correspondance dans les SA.
- SARL
Conformément aux dispositions de l’article 71 de la Loi n°5-96, les décisions des associés peuvent être prises par voie de consultation écrite, à l’exception de l’assemblée annuelle d’approbation des comptes. Cette option doit toutefois être préalablement prévue par les statuts qui en fixent les conditions et les délais.
A cet égard, il serait opportun que le gouvernement autorise de manière exceptionnelle le recours aux consultations écrites en supprimant la condition d’une autorisation statutaire et en permettant leur utilisation pour l’approbation des comptes également.
- SA
Selon l’article 131 bis de la Loi n°17-95, les statuts peuvent prévoir que tout actionnaire peut voter par correspondance au moyen d’un formulaire. A cet effet, la société doit remettre ou adresser à chaque actionnaire qui en fait la demande un formulaire de vote par correspondance ainsi que ses annexes, et ce par tous moyens prévus par les statuts ou la convocation à l’assemblée générale. Les mentions obligatoires qui doivent figurer au sein du formulaire ainsi que les documents qui doivent être annexés sont régis par les dispositions de l’article 3 du décret d’application de la Loi n°17-95 du 21 décembre 2009.
Les règles de quorum et de majorité s’appliquent notamment dans le cadre du vote par correspondance. Aussi, pour le calcul du quorum, il n'est tenu compte que des formulaires qui ont été reçus par la société avant la réunion de l'assemblée. La date après laquelle il ne sera plus tenu compte des formulaires de vote reçus par la société ne peut être antérieure de plus de deux jours à la date de la réunion de l'assemblée .
Enfin, concernant le conseil d’administration, la Loi n°17-95 ne prévoit pas la possibilité pour les administrateurs de voter par correspondance. Les conseils d’administration ne pourront se réunir que physiquement ou par visioconférence.
Ainsi, la généralisation du recours au vote par correspondance au sein de tous les organes sociaux de la SA serait la bienvenue de même que l’encouragement du vote et de la transmission de tout document requis par voie électronique.
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A la différence du vote à distance par consultation écrite ou par correspondance qui est exprimé avant la tenue de l’assemblée générale, l’obtention d’un vote par visioconférence permet aux actionnaires de participer aux assemblées en temps réel.
- SARL
La Loi n°5-96 prévoit que les assemblées générales sont tenues par la réunion physique des associés, en ne prévoyant à ce principe qu’une seule exception, le vote par correspondance, sans ouvrir la possibilité aux associés de participer à une assemblée générale par visioconférence. Par conséquent, l’utilisation de la visioconférence ne pourra pas être prévue au sein des statuts.
A ce titre, et pour faciliter la tenue de telles réunions, il serait opportun qu’une mesure gouvernementale vienne autoriser de manière exceptionnelle le recours à la visioconférence pour la tenue des assemblées générales des SARL.
- SA
Assemblées générales
Aux termes des articles 110 et 111 de la Loi n°17-95, les actionnaires peuvent participer à distance aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires par visioconférence ou par des moyens équivalents. Les actionnaires qui utilisent cette technologie sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité. Tout type de décisions peuvent être prises lors des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires par visioconférence, y compris l’approbation annuelle des comptes. Toutefois, le recours aux réunions par visioconférence est subordonné à une autorisation statutaire.
Selon l'article 50 bis de la Loi n°17-95, « les moyens de visioconférence utilisés doivent remplir les conditions suivantes :
- satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant une participation effective aux réunions des organes de direction ou des organes sociaux dont les délibérations sont retransmises de façon continue ;
- permettre d'identifier préalablement les personnes participant par ce moyen à la réunion;
- permettre un enregistrement fiable des discussions et délibérations, pour les moyens de preuve. »
La plupart des plateformes de visioconférence en ligne peuvent être paramétrées de telle sorte à répondre à ces exigences légales.
Une attention particulière devra toutefois être portée sur les risques que peuvent présenter certaines plateformes au regard des failles de sécurité et de la violation des données personnelles.
En outre, à la différence de certaines juridictions permettant le vote par télétransmission sous réserve que l’identification des personnes soit certaine, aucun texte au Maroc ne prévoit la possibilité d’assister à une assemblée via téléphone.
Ainsi, dans le contexte actuel, il serait opportun d’étendre les possibilités d’assister en temps réel à une assemblée via téléphone, dès lors que l’identification des participants est assurée.
Conseils d’administration
Conformément à l’article 50 de la Loi n°17-95, une autorisation statutaire est également requise pour la tenue des réunions du conseil d’administration par moyen de visioconférence ou moyens équivalents. Cependant, contrairement aux assemblées générales, certaines décisions du conseil d’administration nécessitent la présence physique des administrateurs . Il s’agit de :
- la nomination et la révocation du président du conseil d’administration ;
- la nomination du directeur général délégué, et la détermination de la rémunération du directeur général et des directeurs généraux délégués ;
- la révocation du directeur général et des directeurs généraux délégués ;
- de la convocation des assemblées, de la fixation de leur ordre du jour, de l’arrêté des projets de résolutions, du rapport à présenter sur ces résolutions, de l’établissement de l’inventaire des éléments de l’actif et du passif social à la clôture de chaque exercice, ainsi que des états de synthèses annuels et du rapport de gestion .
Ainsi, nous recommandons encore une fois la mise en place d’une mesure exceptionnelle visant à généraliser le recours aux réunions par visioconférence même en l’absence de disposition statutaire le prévoyant. En outre, compte tenu de l’obligation pour le conseil d’administration de se réunir physiquement afin de convoquer les assemblées générales et arrêter les comptes, il serait opportun de supprimer toutes restrictions relatives au type de décisions pouvant être prises par voie de visioconférence.
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Malgré le contexte actuel, la tenue hors la présence physique de tous les membres composant les organes sociaux peut être envisageable à certaines conditions.
- L’octroi de procuration
Sous réserve de respecter la réglementation en vigueur, les réunions peuvent se tenir sans la présence physique de toutes les personnes concernées dès lors que ces dernières peuvent s’y faire représenter par procuration.
SARL
Aux termes de l’article 72 de la Loi n°5-96, sauf si les associés sont au nombre de deux, un associé d’une SARL peut se faire représenter aux assemblées générales par un autre associé.
Un associé peut notamment se faire représenter par son conjoint, à moins que la société ne comprenne que les deux époux.
Enfin, un associé peut se faire représenter par une autre personne lorsque les statuts le permettent.
SA
L’article 131 de la Loi n°17-95 autorise tout actionnaire à se faire représenter par un autre actionnaire, par son conjoint, par un ascendant ou descendant. Il n’existe aucune limitation du nombre de mandats ni des voix dont peut disposer un actionnaire.
Concernant la tenue des conseils d’administration, un administrateur peut également donner mandat à un autre administrateur afin qu’il le représente à une séance. Toutefois, il est précisé, à l’article 50 de la Loi n°17-95, qu’un administrateur ne peut disposer, au cours d’une même séance, que d’une seule procuration.
Des mesures générales afin d’alléger les modalités d’octroi des procurations seraient également les bienvenues.
- Quorum et majorité
Les décisions des organes sociaux doivent respecter les règles de quorum et de majorité prévues au sein de la loi, mais aussi au sein des statuts, et dans certains cas au sein de pactes d’associés ou d’actionnaires.
Ainsi, si le climat social le permet, dans le cas où les membres de l’organe délibératif pouvant être présents à la réunion réunissent le quorum et la majorité requis, ces derniers peuvent procéder seuls au vote des décisions malgré l’absence des autres membres.
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Face aux difficultés pratiques causées par les mesures de confinement pour la signature et la légalisation des procès-verbaux, deux solutions pourraient être envisageables.
Tout d’abord, bien que sa pratique soit très peu répandue dans le monde de l’entreprise, il est possible de recourir à la signature électronique qui a été mise en place par la loi n°53-05 relative à l’échange électronique de données juridiques en date du 30 novembre 2017. En effet, l’apposition d’une signature électronique sur un acte permet, conformément aux dispositions de l’article 417-3 du Dahir des obligations et des contrats, de lui accorder la même force probante qu’un acte dont la signature est légalisée et de date certaine. Pour y recourir, il convient de se rapprocher d’un prestataire de service de certification électronique agréé par l’autorité nationale d’agrément et de surveillance de la certification électronique. A ce jour, Barid Al-Maghrib constitue le seul opérateur de certification électronique agréé.
Par ailleurs, depuis le début de l’année 2020, une plateforme électronique wraqi.ma a été mise en place afin de permettre aux personnes de ne plus se déplacer pour les besoins de légalisation ou de copies conformes.
Toutefois, ces deux dispositifs étant relativement récents, il existe peu voire aucun retour pratique sur leurs modalités de fonctionnement.
Une telle démarche avait été initiée, en application des directives royales contenues dans le discours du Trône de juillet 2018, par la mise en place du projet de loi n°55-99 sur la simplification des procédures administratives. Celui-ci vise à la mise en place de mesures concrètes destinées à faciliter les relations entre l’administration et ses usagers parmi lesquelles la suppression de la légalisation de signature et l’abandon des copies conformes. Une réapparition de ce projet de loi à l’ordre du jour des assemblées parlementaires semble opportune dans le contexte actuel.
Laila Slassi
Hajar Benyachou
Meryem Lahlou
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